Een halfjaar geleden plaatsten we een blog over het werk van medewerker Bas. Hij kon niet wachten totdat hij kon gaan werken met Continuous Auditor (CA); de nieuwe accountancy tool van Cygnus Atratus (lees hier het betreffende blog).

De huidige ontwikkelingen en pilots maken een inkijk mogelijk in het werk van de accountant die met Continuous Auditor aan het werk is in de maand oktober 2018.

Maandag 1 oktober
Vannacht zijn alle administraties van mijn klanten automatisch gesynchroniseerd met Continuous Auditor. In één overzicht zie ik nu alle klanten die willen dat hun administratie maandelijks bijgewerkt is en/of hun derde kwartaal Btw-aangifte moeten doen.

Op basis van standaard algoritmes zijn afwijkingen geconstateerd en is daar meteen een planning mee op te stellen. Als ik zie dat er knelpunten ontstaan in de beschikbare tijd van onze medewerkers ten opzichte van deze planning, passen we deze aan door het werk te herverdelen over medewerkers die nog wel ruimte in hun planning hebben. De medewerkers krijgen naast een planning ook automatisch een workflow getoond waarbij ze precies weten welke werkstappen ze moeten uitvoeren om de administratie op orde te maken en/of de Btw-aangifte te doen.

Ik word daar zo blij van. Niet in de laatste plaats, omdat werknemers zich nu focussen op de administraties met de grootste risico’s en bijvoorbeeld niet starten met de administratie die ze vorige keer als eerste deden of met een “A” in de naam. Dat laatste zorgde er namelijk regelmatig voor dat de deadline voor de BTW aangifte voor die lastigere klanten in gevaar kwam.

Dinsdag 2 oktober
Ik zie de voortgang van het werk van de medewerkers op mijn scherm. Ook heb ik overzicht van afwijkingen van de gestelde normen. Bij klant X wijkt de verhouding van de marge meer dan twintig procent af ten opzichte van wat zijn medebranchegenoten afgelopen maand hebben gerealiseerd. Bij klant Y zie ik in de terugkerende opbrengsten analyse dat voor deze maand de factuur voor debiteuren A en D nog niet zijn verzonden. Hier moeten we even actie op ondernemen.

Donderdag 11 oktober
In het overzicht bekijk ik de voortgang van het werkproces van de afgelopen weken. Ik zie enkele rode vlakken, die de uitzonderingen weergeven. Ik check bij mijn medewerkers of ik daar nog bij kan ondersteunen. Geholpen door de automatisering, kan ik de juiste vragen stellen.

Woensdag 23 oktober
Al mijn klanten staan in het overzicht op gereed. De administraties zijn bijgewerkt en de BTW aangiftes zijn verzonden. Prima op tijd! Het hele proces was voortdurend onder controle.
Bij klant Y constateer ik dat hij de scan- en herkenoplossing niet goed gebruikt. Hierdoor heeft onze verantwoordelijke medewerker tweeënhalf uur extra aan deze klant besteed. Ik attendeer de klant hierop en overtuig hem, met de beschikbare data, zodat hij nu wel de overstap wil maken en ik hier de volgende keer tijd op bespaar.

Dinsdag 13 november
Ik heb contact met klant Z. Hij heeft gisteren namelijk aan een Frans IBAN nummer betaald. Deze transactie wordt echter met BTW code Hoog in de administratie verwerkt. Dit lijkt niet goed te gaan. De klant is onder de indruk van mijn bevinding en corrigeert de gemaakte fout. Hij vraagt ook hoe ik aan deze informatie kom? Ik laat de output van Continuous Auditor van zijn administratie zien en dat we dus continue de kwaliteit van zijn administratie in de gaten houden.

Jaarwerk
Met al deze ontwikkelingen kan ik niet wachten tot het jaarwerk begint. Alle onderwerpen waarvoor dat mogelijk is, worden automatisch gecheckt en afwijkingen worden getoond. Mijn aandacht kan dan uitgaan naar zaken waar een menselijke accountant toegevoegde waarde kan leveren.

Ik kan niet wachten om de conclusies en onderbouwingen uit Continuous Auditor naar het samensteldossier af te schieten. Ik heb de mogelijkheden al in de demo gezien. In een paar seconden wordt het dossier voor een groot aantal onderwerpen gevuld  met documentatie van consistente en hoge kwaliteit.

Een droombeeld?
Niet voor de kantoren die de functionaliteiten kennen van Continuous Auditor van Cygnus Atratus.
Neem contact met ons op voor de mogelijkheden voor uw kantoor.